ประการแรก เมืองที่ดำเนินกิจการอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด จะมีสถาบันที่อยู่ภายใต้อาณัติที่ชัดเจน รับไคโร เมืองนี้มีหน่วยงานรัฐบาล 18 แห่งและหน่วยงานระดับพาราสทาทัล 4 แห่ง ซึ่งนำไปสู่การได้รับอาณัติที่ซ้ำซ้อนและขาดหายไป การแยกส่วนนี้ส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพโดยรวมและการดำเนินงานของระบบขนส่งของไคโร ซึ่งต้องอาศัยรถยนต์ส่วนตัวและแท็กซี่เป็นส่วนใหญ่ ผลที่ตามมาคือความแออัดเป็นวงกว้าง การเดินทางหลายครั้งใช้เวลามากกว่าสองเท่าหากการจราจรคล่องตัว
ความรับผิดชอบและหน้าที่ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนสามารถทำได้
ผ่านหลายวิธี วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการจัดการกับการแยกส่วนคือการสร้างหน่วยงานเดียวที่รับผิดชอบบริการหรือการตัดสินใจด้านนโยบาย เพื่อเอาชนะการกระจัดกระจาย รัฐบาลลากอสในไนจีเรียได้จัดตั้งหน่วยงานเพื่อประสานงานการทำงานของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับการขนส่งทั้งหมด หน่วยงานการขนส่งในเขตมหานครลากอสยังให้สัมปทานและเรียกเก็บค่าธรรมเนียมผู้ใช้การขนส่ง และบริหารจัดการถนนสายหลักทั่วภูมิภาคนครหลวง
การเปลี่ยนแปลงเชิงสถาบันนี้ได้ปรับปรุงความชัดเจนของหน้าที่ในลากอส ปูทางไปสู่การพัฒนาที่จับต้องได้ของการคมนาคมขนส่งของเมือง ตัวอย่างเช่นหน่วยงานด้านการขนส่งได้ทำงานร่วมกับธนาคารโลกเพื่อปรับปรุงบริการรถประจำทางของเมือง ซึ่งรวมถึงการดำเนินโครงการแฟรนไชส์รถบัสนำร่องตามทางเดิน Iyana-Ipaja-Ikotun ซึ่งรองรับผู้โดยสารมากกว่า 100,000 คนทุกวัน
อย่างไรก็ตาม การสร้างเอนทิตีเดียวอาจไม่เป็นไปได้หรือเป็นที่ต้องการเสมอไป บางครั้งอาจจำเป็นต้องมีการจัดการด้านธรรมาภิบาลที่นุ่มนวลขึ้น เช่น คณะกรรมการประสานงาน คณะกรรมการเหล่านี้สามารถเป็นได้ชั่วคราว จัดตั้งและดำเนินการเมื่อจำเป็นเท่านั้น และต่อมาถูกยุบ หรืออาจถาวรกว่าก็ได้ Medellinในโคลอมเบียมีคณะกรรมการที่รับผิดชอบในการวางแผนที่อยู่อาศัยแบบบูรณาการ เป็นการรวมตัวของหัวหน้าแผนกผังเมือง การเคหะ สิ่งแวดล้อม และโยธาธิการเพื่อปรับปรุงนโยบายเกี่ยวกับเคหะ
ประการที่สอง รัฐบาลเทศบาลต้องการความสามารถในการดำเนินการตัดสินใจ อีกครั้งที่การปฏิรูปสถาบันขนาดใหญ่สามารถรองรับสิ่งนี้ได้ การปฏิรูปรายได้ในกัมปาลา เมืองหลวงของยูกันดา เป็นตัวอย่างที่ดี
Kampala Capital City Authority ได้จัดตั้งคณะกรรมการเพื่อจัดเก็บรายได้ มันถูกจัดตั้งขึ้นแยกต่างหากจากคณะกรรมการการเงิน ด้วยเหตุนี้ ผู้มีอำนาจของเมืองจึงสามารถอุทิศทรัพยากรบุคคลและการเงินให้
เพียงพอในการจัดเก็บรายได้ เป็นผลให้บริษัทเพิ่มรายได้จากแหล่ง
ของตัวเองเกือบ 200% ในสี่ปี ทางเลือกอื่นที่อาจดำเนินการได้ง่ายกว่าการปฏิรูปสถาบันอย่างเต็มรูปแบบ ได้แก่ การจัดตั้งกลไกการประสานงานภายในที่เข้มแข็งเพื่อจัดการโปรแกรมและโครงการต่างๆ ตัวอย่างเช่นในปี 2013 รองนายกเทศมนตรีกรุงแบกแดดได้จัดตั้งคณะกรรมการขับเคลื่อนเพื่อปรับปรุงระบบระบายน้ำเสียของเมือง คณะกรรมการได้รวบรวมเจ้าหน้าที่อาวุโสของเมืองหลายคนและช่วยปรับปรุงเวลาและการปรับปรุงโดยรวมของการตัดสินใจ สิ่งนี้นำไปสู่การปรับปรุงเครือข่ายท่อน้ำทิ้งของเมืองอย่างมีนัยสำคัญ รวมถึงระบบการเสนอราคาแข่งขันใหม่และความพึงพอใจของประชาชนที่สูงขึ้น
ประการที่สาม การตัดสินใจและการดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพจำเป็นต้องมีความชอบธรรมเพียงพอ ความชอบธรรมสามารถได้มาจากกระบวนการที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เช่น การเลือกตั้ง แต่การเลือกตั้งอาจจัดได้ยากและมีค่าใช้จ่ายสูงมาก
มีวิธีอื่นในการสร้างความชอบธรรม ซึ่งรวมถึงการจัดทำงบประมาณแบบมีส่วนร่วม สิ่งนี้ถูกใช้อย่างกว้างขวางโดยเทศบาลในบราซิล หลังจากกระบวนการปรึกษาหารือกับประชาชนหลายชุด งบประมาณเทศบาลขั้นสุดท้ายจะพิจารณาจากการจัดลำดับความสำคัญของโครงการ โดยพิจารณาจากความเป็นไปได้ทางเทคนิคและการเงิน เมืองนี้ไม่มีข้อผูกพันทางกฎหมายในการลงทุนในโครงการที่เลือก อย่างไรก็ตามกลไกดังกล่าวสร้างช่องทางที่จัดตั้งขึ้นสำหรับการระบุโครงการที่มีลำดับความสำคัญสำหรับผู้คน และหลักฐานแสดงให้เห็นว่าการจัดทำงบประมาณแบบมีส่วนร่วมส่งผลต่อรูปแบบการใช้จ่ายของเทศบาล
การปรับปรุงการสื่อสารสาธารณะเพียงอย่างเดียวอาจเป็นตัวเลือกที่มีประโยชน์และอาจคุ้มค่ากว่าสำหรับการสร้างความชอบธรรมในท้องถิ่น สามารถสร้างแรงซื้อจากสาธารณะและทำหน้าที่เป็นกลไกให้เทศบาลรับข้อเสนอแนะ นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเพิ่มความสอดคล้อง ตัวอย่างเช่นลากอสเพิ่มการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีสำหรับภาษีที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจโดยการทำงานเกี่ยวกับความสัมพันธ์โดยตรงและปรับปรุงการสื่อสารกับสมาคมภาคเอกชนที่สำคัญของเมือง สิ่งนี้นำไปสู่การเพิ่มภาษีที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ สิ่งเหล่านี้เพิ่มขึ้นจากประมาณ 30-40% ในปี 2548 เป็นมากกว่า 80% ในปี 2558 ในกลุ่มบริษัทขนาดใหญ่
การขยายตัวของเมืองเป็นโอกาสสำคัญในการปลดล็อกการเติบโตทางเศรษฐกิจ ความท้าทายสำหรับผู้นำในเมืองคือวิธีการปกครองเมืองที่กำลังเติบโตอย่างรวดเร็วอย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งนี้ต้องการให้มีการตัดสินใจที่สำคัญและดำเนินการในเวลาที่เหมาะสมและได้รับการสนับสนุนจากประชาชนส่วนใหญ่
